Je bent hier:

Privacybeleid Quartus


Inleiding
Quartus wil inzetten op de bescherming van de persoonsgegevens volgens de regels uitgewerkt in de GDPR (General Data Protection Regulation) of – in het Nederlands - de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) volgens de Europese verordening 2016/679 die geldt vanaf 25 mei 2018 en de overige toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

Als Quartus (Accountancy – Fiscaliteit – Boekhouding) staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens, waaronder persoonsgegevens.
De persoonsgegevens die wij verwerken, kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van Quartus, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (vb. als u leverancier of klant bent van onze klant, lasthebber bent of uiteindelijke begunstigde). In elk geval wijzen wij u graag als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende:

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.


Quartus is verwerkingsverantwoordelijke voor de contactgegevens van haar eigen medewerkers, prospecten, klanten, leveranciers en de zakenrelaties (zie hierboven).
Heeft u vragen voor Quartus ? Contacteer ons:

Verwerkingsverantwoordelijke     Quartus
Contactgegevens                                3 vestigingen:

 

Kantoor Poperinge Kantoor Veurne Kantoor Staden

Casselstraat 55
8970 Poperinge

Ondernemingsnummer: 0870.664.575

Koksijdestraat 25 A

8630 Veurne

Ondernemingsnummer: 0895.523.301
Bruggestraat 4
8840  Staden

Ondernemingsnummer: 0895.523.301

 

Interne contactpersoon GDPR        gdpr@quartus.be  of 058/53 31 31.

Quartus is ingeschreven bij het IAB onder erkenningsnummers 221616 3 N 04 en 223357 3 N 08.


Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Quartus via brief op 1 van de bovenstaande adressen of via het e-mail adres.


2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.


Quartus verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:


A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: wet van 18 september 2017).


1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.


2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres.


De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33  Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).


B. De op Quartus rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (vb. BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.


De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie..


C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.


Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht zoals vermeld in de opdrachtbrief niet naar behoren uitvoeren.


3. Welke persoonsgegevens en van wie?


In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, kopie e-id of paspoort, adres, ondernemingsnummer, activa en passiva.


In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens, samenstelling gezin.


Quartus verwerkt de persoonsgegevens die de betrokkenen zelf, of hun aanverwanten, hebben aangeleverd.


Quartus verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht, zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.


De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.


De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.


De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.


4. Ontvanger van gegevens


Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoons-gegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal Quartus de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.


Quartus doet een beroep third service providers:


- Quartus maakt gebruik van e-boekhoudsoftware en bijhorend portalen;
- Quartus kan een beroep doen op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten
- Quartus doet eveneens een beroep op haar sociaal secretariaat, IT-leveranciers, webmaster, ...


Quartus kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van Quartus, van haar klanten, van haar website en/of van u te verdedigen en/of te beschermen.


5. Veiligheidsmaatregelen.


Het spreekt voor zich dat Quartus alle gegevens passend beveiligt. Daardoor hebben wij de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen: Quartus voorziet de nodige fysieke beveiligingen, regelmatige updates van hard- en software, een afdoend wachtwoordbeheer, beveiligde internetverbindingen en gebruikt antivirusprogrammatuur en firewall, om dit doel te bewerkstelligen.


Daarnaast heeft Quartus procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld die betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring om, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te vermijden. Deze procedures zijn eveneens van toepassing op alle verwerkers waar Quartus een beroep op doet.


Quartus wil u er ook attent op maken dat geen enkel systeem 100% veilig kan zijn. Informatieveiligheid is bovendien ook afhankelijk van u. U dient uw eigen informatiesystemen ook goed te beveiligen en eventuele accountgegevens vertrouwelijk te bewaren.


6. Bewaringstermijn


6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)


Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.


Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.


6.2. Andere persoonsgegevens


De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.


6.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.


7. Rechten van inzage, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, weigering tot automatische besluitvorming (met inbegrip van profiling)


7.1.  Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.


Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.


Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:


Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.


Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.


De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.


Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”


Voor de toepassing van uw rechten inzake deze persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).


7.2. Alle andere persoonsgegevens


Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met onze interne contactpersoon voor GDPR (zie hierboven).


8. Klachten


De toezichthoudende autoriteit is in ons geval in beginsel de Belgische Gegevensbeschermings-autoriteit. Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kunt u daar een klacht indienen. Om een snelle minnelijke oplossing van geschillen mogelijk te maken, vragen wij u vriendelijk om eerst contact met ons op te nemen.


Toezichthoudende autoriteit       GBA - Gegevensbeschermingsautoriteit
Contactgegevens                             Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
                                                              +32 (0)2 274 48 00
                                                              contact@apd-gba.be
                                                              www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Cookies
Voor het cookiebeleid van Quartus verwijzen wij u naar het cookiebeleid op onze website www.quartus.be

Dit privacy beleid werd het laatst aangepast op 25/09/2018.